Mit tartalmazzon egy profi árajánlat? A teljes ellenőrzőlista

Eddig a hibákról volt szó, most a jó mintáról

Az elmúlt hetekben arról írtunk, mibe kerül a lassú ajánlat, mely hibák miatt nem fogadják el, hogyan kövesd tolakodás nélkül, és mit válaszolj, ha az ügyfél azt mondja: drága. Mindegyik cikkben ugyanoda jutottunk: a legtöbb gond megelőzhető egy jól felépített ajánlattal.

Most megmutatjuk, hogyan néz ki egy ilyen ajánlat, elemről elemre. Nem kell hozzá grafikus vagy drága szoftver, csak egy átgondolt szerkezet, amit minden alkalommal követsz.

[Ide kerülhet a borítókép: mintaajánlat 1–7-ig számozva.]

1. Fejléc és ügyféladatok

Az első, amit az ügyfél lát. Ebből dönti el néhány másodperc alatt, hogy egy rendezett vállalkozással van-e dolga.

Mi kell bele:

• céged neve, címe, adószáma, telefonszáma, e-mail-címe,
• az ügyfél neve és a munkavégzés címe,
• ajánlatszám és dátum.

Miért fontos: az ajánlatszám apróságnak tűnik, de ha az ügyfél három hét múlva visszaír, hogy „a múltkori ajánlat szerint…”, azonnal tudod, melyikről van szó. Ha pedig több változat készül, nem keverednek össze.

2. A munka leírása

Egy-két mondat, az ügyfél nyelvén, arról, mi lesz kész a munka végén. Nem szakmai zsargon, hanem az eredmény.

Rossz: „3×2,5 NYM-J nyomvonal kialakítása, 6 db 2P+F szerelvény.”

Jó: „Fürdőszoba villamos felújítása: új, külön áramkör, 6 új dugalj, világítás és FI-relé beépítése.”

Miért fontos: az ügyfél ebből érti meg, hogy pontosan azt kapja, amit a felméréskor kért. Ha itt egyezik az elvárás, a részletek kevesebb kérdést vetnek fel.

3. Tételes bontás

A legtöbb árvita ott kezdődik, hogy az ügyfél nem látja, mit kap a pénzéért. Egyetlen sor – „Villanyszerelés komplett: 850 000 Ft” – gyanakvást kelt.

Mi kell bele:

• anyag és munkadíj külön,
• a fontosabb tételek mennyiséggel és egységárral,
• munkafázisok szerint, de nem csavarokra lebontva.

Miért fontos: ha az ügyfél azt mondja, hogy drága, a tételes bontás az érved. Ha pedig csökkenteni kell a keretet, látszik, melyik tétel maradhat ki. Erről részletesen az árkifogásokról szóló cikkünkben írtunk.

4. Összesítés: nettó, ÁFA, bruttó

Egyértelműen, egymás alatt, a bruttó végösszeg kiemelve. Az ügyfél a bruttó összeget fogja kifizetni, ezt ne neki kelljen kiszámolnia.

Mi kell bele:

• nettó összeg,
• ÁFA kulcsa és összege,
• bruttó végösszeg, jól látható helyen.

Tipp: ha alanyi adómentes vagy, ezt is tüntesd fel. Így az ügyfél nem gondolja, hogy a végén még jön rá ÁFA.

5. Ami nincs benne az árban

Ez az a rész, amit a legtöbben kihagynak, pedig ez véd meg a legtöbb vitától.

Mi kell bele:

• azok a munkák, amiket az ügyfél esetleg odaért, de nem a te feladatod (például falvésés utáni festés, burkolás, a sitt elszállítása),
• hogyan kezeled az előre nem látható többletmunkát (például: „a falbontás során feltárt hibák javítása külön egyeztetés alapján”).

Miért fontos: ha a munka végén derül ki, hogy az ügyfél a festést is beleértette, abból kellemetlen vita lesz. Ha az ajánlatban le van írva, nincs miről vitatkozni.

6. Feltételek

A feltételek nem kisbetűs apróságok, hanem a közös munka keretei.

Mi kell bele:

• érvényesség: meddig él az ár (például 30 nap), ami a változó anyagárak miatt különösen fontos,
• fizetés: előleg, részszámla, végszámla, és mikor,
• ütemezés: várható kezdés és időtartam,
• garancia: mire és mennyi ideig vállalsz jótállást.

Miért fontos: az érvényességi idő finoman sürgeti is a döntést. A garancia pedig az árkifogásra is válasz: azt mutatja, hogy kiállsz a munkád mellett.

7. Az elfogadás módja

Sok ajánlat ott akad el, hogy az ügyfél nem tudja, mi a következő lépés. Írd le egyértelműen.

Mi kell bele:

• hogyan jelezze, hogy kéri a munkát (válasz e-mailben, aláírás, telefonon),
• kitől kérdezhet: a neved és a közvetlen telefonszámod.

Például: „Ha az ajánlat megfelel, kérem, jelezze válaszüzenetben, és egyeztetjük a kezdés időpontját. Kérdés esetén hívjon bátran: [telefonszám].”

Miért fontos: minél egyszerűbb igent mondani, annál többen mondanak igent.

Elküldés előtt: az utolsó ellenőrzés

Mielőtt rákattintasz a küldés gombra:

• Elírások és összegek ellenőrizve?
• PDF-ben, rendezett formában megy ki?
• 24 órán belül elküldöd a felmérés után?
• Beírtad a naptárba az utánkövetés napját?

Az utánkövetéshez kész üzenetsablonokat is találsz korábbi cikkünkben.

Töltsd le az ellenőrzőlistát

Összeszedtük a fenti pontokat egy egyoldalas, nyomtatható ellenőrzőlistába. Tedd ki az íróasztalod fölé, vagy tartsd meg a telefonodon, és pipáld végig minden ajánlat előtt.

Minden alkalommal, gondolkodás nélkül

Ez a 7 elem nem bonyolult. A nehézség az, hogy minden ajánlatnál mindegyik benne legyen, akkor is, ha este fáradtan, a következő munka előtt írod.

A smaqu.ai ezért abban segít, hogy ez a szerkezet magától meglegyen: a cégadataid, a feltételeid és a gyakori tételeid el vannak mentve, így minden ajánlat ugyanabban a profi formában készül el, percek alatt.

Próbáld ki a smaqu.ai-t, és legyen minden ajánlatod ilyen!